DOMANDA DI AMMISSIONE A SOCIO

versione: v8-2026-09-27-foto-obbligatoria Informativa sul trattamento dei dati personali Questa pagina spiega che cosa facciamo con i dati che scrivi nel modulo, chi li vede e per quanto tempo restano. È scritta per essere letta, non per essere saltata. CHI TRATTA I TUOI DATI Il titolare del trattamento è A.s.d. American Billiards Club, con sede in Via Trani 144, 76121 Barletta (BT), codice fiscale 90129430725. Per qualunque cosa riguardi i tuoi dati puoi scrivere a tessere@americanbilliardsclub.com. QUALI DATI E PERCHÉ Raccogliamo nome, cognome, data e luogo di nascita, residenza, codice fiscale, indirizzo email e, se lo lasci, il numero di telefono. E una foto per la tessera: ne parliamo più avanti, in «La foto per la tessera». Quando mandi la domanda conserviamo anche la firma che tracci col dito, che serve a sottoscriverla. E insieme a ogni consenso conserviamo il tipo di browser che stai usando e un'impronta del tuo indirizzo di rete: non l'indirizzo in chiaro, ma un codice ricavato da quello, da cui non si risale all'indirizzo senza una chiave che teniamo noi. Servono a poter dimostrare, se un giorno fosse contestato, quando e da quale dispositivo sono stati dati i consensi. Servono a tre cose e a nessun'altra: 1. Valutare la tua domanda di ammissione e, se viene accolta, iscriverti nel libro dei soci. Il libro soci è un registro che l'associazione è tenuta a compilare e conservare, e deve riportare i dati completi di ogni socio. 2. Emettere la tua tessera e mandartela. 3. Rinnovarla da sola quando scade e mandarti quella nuova, finché non dici al club che non vuoi più rinnovarla. L'indirizzo email lo usiamo per queste tre cose. Non lo usiamo per mandarti pubblicità, e non lo diamo a nessuno. LE FOTO E I VIDEO Nel modulo c'è un consenso a parte per le riprese video e audio, le foto e le immagini. L'Associazione riprende e fotografa i momenti della vita del club: le serate, i tornei, le partite. Queste immagini possono finire sui profili social dell'Associazione, sul suo sito e nelle comunicazioni verso gli enti sportivi. Per diventare soci quel consenso è necessario. Il motivo è pratico: durante le serate nel locale si fanno riprese, e non c'è modo di controllare ogni volta chi compare nell'inquadratura e chi ha detto di no. Nel modulo trovi comunque le due risposte, consento e non consento, perché sia chiaro che stai scegliendo; se rispondi di no, la domanda di ammissione non si può mandare. Puoi cambiare idea in qualsiasi momento scrivendo all'Associazione, e da quel momento le immagini in cui compari non verranno più usate. LA FOTO PER LA TESSERA Nel modulo ti chiediamo una foto. Va sulla tua tessera al posto del marchio del club, come su un documento, e serve a una cosa sola: far vedere a chi è all'ingresso che la tessera è tua. Per questo il club la chiede a tutti quelli che si iscrivono, e senza la foto la domanda non si può mandare. Se il tuo telefono non riesce a farla, la domanda si può fare dal tablet del club, in sede. Chi era già socio prima che il club la chiedesse, e non l'ha, tiene la tessera col marchio del club finché non se la fa fare in sede. Non è una delle foto del paragrafo qui sopra: questa non la pubblichiamo da nessuna parte. Non va sui social né sul sito, e non entra nel libro dei soci. La vedono soltanto le persone incaricate del tesseramento e chi apre il link della tua tessera, che mandiamo a te per email. Non la usiamo per riconoscere i volti in automatico, né per nient'altro. Puoi farla cambiare quando vuoi, per esempio se non ti somiglia più: basta chiederlo al club, in sede o scrivendo a tessere@americanbilliardsclub.com. Resta finché sei socio: quando smetti di esserlo si cancella, e non resta per i dieci anni del libro dei soci. Se la domanda non viene accolta, si cancella nel momento in cui il club decide. SE CHI SI ISCRIVE È MINORENNE La domanda la presenta un genitore, o chi ne fa le veci, che autorizza l'iscrizione. In quel caso raccogliamo anche il suo nome, cognome, codice fiscale e gli estremi di un suo documento di riconoscimento (che documento è, il numero e chi l'ha rilasciato), e teniamo traccia di chi ha autorizzato: serve a dimostrare che l'iscrizione è avvenuta con il consenso di chi doveva darlo. Del documento conserviamo soltanto gli estremi che il genitore scrive nel modulo: non chiediamo una copia né una fotografia del documento, e non le conserviamo. L'indirizzo email che ci lasciate è quello del genitore, ed è lì che mandiamo la conferma e la tessera, anche quando si rinnova. Il socio però resta il ragazzo: la tessera porta il suo nome ed è lui a risultare nel libro dei soci. La foto per la tessera è quella del ragazzo, e la fa fare il genitore. I diritti elencati più avanti li esercita il genitore finché il ragazzo è minorenne. SU QUALE BASE Per la parte che riguarda l'ammissione e la tessera, il trattamento serve a dare corso al rapporto associativo che chiedi di instaurare (articolo 6, paragrafo 1, lettera b del Regolamento europeo 2016/679). Per l'iscrizione nel libro dei soci e la sua conservazione, il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo di legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c). Conferire questi dati non è obbligatorio, ma senza non è possibile esaminare la domanda: un libro soci incompleto non è un libro soci. Anche la foto per la tessera rientra nel rapporto associativo (la stessa lettera b): la tessera serve a entrare, e senza la foto chi è all'ingresso non può vedere che è tua. Per questo il club la chiede a tutti, e senza la foto la domanda non si può mandare. CHI LI VEDE Dentro l'associazione: il presidente e le persone incaricate del tesseramento, che li trattano per conto del titolare. Lo studio che segue la contabilità dell'associazione, e le società che svolgono per suo conto elaborazione dati, contabilità e archiviazione. Fuori dall'associazione, per far funzionare il servizio: - il fornitore che sviluppa e mantiene il sistema di tesseramento, nominato responsabile del trattamento; - il fornitore che ospita il server e le copie di sicurezza (Hetzner Online GmbH, Germania); - il fornitore che consegna le email che ti mandiamo (Resend, con invio dalla regione Irlanda); - il fornitore che inoltra le email che arrivano all'indirizzo del club (Cloudflare). Tutti trattano i dati solo per conto del titolare e secondo le sue istruzioni. Il server dove stanno i tuoi dati è in Germania. Le copie di sicurezza stanno in Germania e presso il fornitore che mantiene il sistema, in Italia. Le email che ti mandiamo partono dall'Irlanda. Tutta questa parte resta dentro l'Unione Europea. Fa eccezione l'inoltro della posta che arriva all'indirizzo del club, che passa da Cloudflare, un fornitore che opera anche fuori dall'Unione: quel trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal Regolamento. Non vendiamo i tuoi dati, non li cediamo, non li usiamo per profilarti, e non c'è nessuna decisione presa in automatico da un programma che ti riguardi. PER QUANTO TEMPO RESTANO Finché sei socio, e per dieci anni dall'ultima registrazione che ti riguarda (di solito è quella con cui viene annotata la cessazione). Il motivo di quei dieci anni: il libro dei soci e i documenti che lo accompagnano rientrano fra le scritture che l'articolo 2220 del codice civile impone di conservare per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione. È lo stesso arco di tempo entro cui l'associazione può doverli esibire in caso di controllo. Passato quel periodo i dati vengono cancellati. La foto per la tessera fa eccezione: si cancella quando smetti di essere socio, e per chi non viene ammesso nel momento in cui il club decide. L'indirizzo email di chi ha fatto domanda ma non è stato ammesso viene cancellato entro dodici mesi dalla decisione, insieme alla traccia delle email che gli abbiamo mandato. I TUOI DIRITTI Puoi chiedere in qualsiasi momento di: - sapere quali dati abbiamo su di te e averne copia; - correggere quelli sbagliati; - cancellarli, nei limiti di quanto la legge ci obbliga a conservare; - limitarne l'uso, o opporti al trattamento; - riceverli in un formato leggibile da un computer; - far cambiare la foto per la tessera. Scrivi a tessere@americanbilliardsclub.com: ti rispondiamo entro un mese. Se pensi che qualcosa non vada, puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it). SE QUESTO TESTO CAMBIA Ogni versione di questa informativa ha una data e un numero, che vedi in cima. Di ogni consenso conserviamo quale versione era in vigore in quel momento: così, anche fra anni, si sa esattamente che cosa avevi letto.